Der PUMA-Problemlösungszyklus

Probleme effizient und einfach lösen

Einleitung

Das Tagesgeschäft in Unternehmungen unabhängig von der Unternehmensgrösse wurde in den letzten Jahren immer hektischer, komplexer und anspruchsvoller. Dies hat zur Konsequenz, dass die Anforderungen an die Führungskräfte ständig gestiegen sind und weiter steigen werden.

Allem voran ist die Bewältigung von Problemstellungen im Tagesgeschäft und/oder in Projekten für die Führungskräfte und Projektleiter eine anspruchsvolle Tätigkeit. Die Bewältigung von Probleme und deren Herausforderungen belegen immer mehr Zeit im Arbeitszeitbudget von Führungskräften, welche Ihnen dann für die Bearbeitung von anderen Aufgaben fehlen. Die Bearbeitung von Problemen wird zumeist an langandauernden Sitzungen oder bilateral und zumeist zwischen Tür und Angel mit dem Problemmitteiler und Problemempfänger behandelt.

Hauptproblem

Es gibt sehr viele gute und klassische Beschreibungen für den Problemlösungsprozess. Entweder weisen die eine gewisse Komplexität auf, können nicht memorisiert werden, sind nicht stufengerecht in der Anwendung oder werden schlicht weg ignoriert bzw. nicht angewendet. Eine weitere Fehlerquelle ist die falsche Involvierung bzw. Integrierung des Problemstellers. D.h. die Führungskraft mischt sich in die Beurteilung der Ursache des Problems zu stark und zu früh ein und gibt die Möglichkeit auf, seine Unterstellten in der Identifizierung und Erarbeitung von möglichen Lösungsvorschlägen des Problems zu schulen bzw. zu involvieren.

Lösungsansatz

Sicherlich kommt Ihnen der Spruch: "Chef, ich habe ein Problem!!" bekannt vor und schon beginnt der unproduktive Problemlösungsprozess, da der Mitarbeiter vom Chef erwartet, dass er nun das Problem für ihn löst.

PUMA-Schema

PUMA ist ein Akronym und steht für:

P: Problem (Problemschilderung)

U: Ursache (Ursache für das Problem bzw. für die Problemstellung)

M: Massnahmen (Massnahmen um das Problem bzw. die Problemstellung zu lösen)

A: Aktivität (einzuleitenden Aktivität(en) um das Problem bzw. die Problemstellung zu lösen)
oder
Anträge

Abbildung 1: Grafische Darstellung - Problemlösungszyklus

Gehen Sie folgendermassen vor und halten Sie sich an das oben beschriebene Schema, welches einfach, verständlich, nachvollziehbar und über alle Führungsstufen angewendet werden kann.

P	Leiten Sie die Mitarbeiter an, dass Sie die Problemstellung einfach, klar und verständlich beschreiben oder kommunizieren. Können Sie das Problem nach den oben geforderten Kriterien beschreiben haben Sie das Problem selber gründlich genug analysiert und stufengerecht aufgearbeitet.
U	Leiten Sie die Mitarbeiter an, dass Sie die Ursache wie oben bereits beschrieben einfach, klar und verständlich beschreiben oder kommunizieren. Können Sie das Problem nach den oben geforderten Kriterien beschreiben haben Sie die Ursache selber gründlich genug analysiert und stufengerecht aufgearbeitet.
M	Die zu erarbeitenden Massnahmen sind ein zentrales Thema und grundsätzlich dort, wo sich die Führungskräfte zu früh und zu stark einmischen. Damit verbauen Sie den entscheidenden Lern- und Förderungseffekt des Mitarbeiters. Leiten Sie die Mitarbeiter an, dass Sie mögliche Vorschläge bzw. Massnahmen stufengerecht erarbeiten und je nach Komplexität entsprechend aufbereiten. Je nach Problemstellung und Komplexität sind mehrere Massnahmen mit allfälligen Vor- und Nachteilen aufzubereiten.
A	Jetzt muss entschieden werden. Hier ist nun die Führungskraft oder der Projektleiter gefragt. Auf Basis der vorgeschlagenen Massnahmen kann die Situation und die Massnahme(n) klassifiziert, beurteilt und es kann entschieden bzw. die Aktivität(en) festgehalten werden. Ist man in einem Team bzw. Projektteam findet der Entscheidungsfindungsprozess u.U. im Team statt. Weitere Möglichkeit Das „A“ kann auch für Anträge verwendet werden. D.h. nachdem das P, U und das M vorgetragen wurde, stellt der Vortragende die Anträge an den Vorgesetzten oder an den Projektleiter.

Um neue „Werkzeuge“ bzw. Hilfsmittel in einem Team oder Projekt einzuführen, benötigt je nach Konstellation oder Veränderungsresistenz mehr oder weniger Aufwand. Führen Sie anhand von Beispielen oder Anwendungsfälle das PUMA-Schema ein. Lassen Sie nicht locker, wenn sich jemand nicht daran hält, zu wenig Zeit und Qualität in die Beschreibung bzw. Formulierung investiert. Nur durch ein konsequentes Einfordern erreichen Sie eine Veränderung. Sie werden sehen, dass nach mehrmaligem Anwenden des Schemas, Ihre Mitarbeiter ein Gefühl dafür entwickeln und erkennen, dass der Problemlösungsfindungsprozess bedeutend schneller abgewickelt werden kann.

Grundsätzlich aber nicht in jedem Fall ist der Problemlösungsfindungsprozess ein geschlossener Prozess. Jede gewählte Massnahme bzw. definierte Aktivität kann zu einem neuen Problem führen und der Prozess muss wieder durchlaufen werden.

Wie Sie den Problemlösungsprozess anhand des PUMA-Schemas in Ihren Alltag einbauen ist Ihrer persönlichen Freiheit überlassen. Sie können es in Sitzungsprotokolle mit Verknüpfung zu einer Pendenzenliste, in Präsentationen, in mündlichen Problemlösungsprozess, etc., einbauen.

Berichten Sie von Ihren Erfahrungen, Weiterentwicklungen, Ideen und lassen Sie uns davon profitieren.

Kontakt: puma@gammas.ch

Copyrightvermerk

Wer hat’s erfunden - Die Schweizer natürlich!!

Der PUMA-Problemlösungszyklus wurde von mir 1994 zum 1. Mal beschrieben und angewendet. Der PUMA-Problemlösungszyklus kann von jedem frei und unentgeltlich mit der Quellenangabe
(Marc Gamma / www.gammas.ch) verwendet werden.