PUMA-Schema - Gamma Coaching

Das Tagesgeschäft in Unternehmungen, unabhängig von der Unternehmensgrösse, wurde in den letzten Jahren immer hektischer, komplexer und  anspruchsvoller. Dies hat zur Konsequenz, dass die Anforderungen an die  Führungskräfte stetig gestiegen sind und weiter steigen werden. Allem voran ist die Bewältigung von Problemstellungen im Tagesgeschäft und/oder in Projekten für die Führungskräfte und Projektleiter  eine anspruchsvolle Tätigkeit. Die Bewältigung von Problemen und deren Herausforderungen belegen immer mehr Zeit im Arbeitszeitbudget von Führungskräften, welche dann für die Bearbeitung von anderen Aufgaben fehlen. Die Bearbeitung von Problemen wird zumeist an langandauernden Sitzungen oder bilateral und zumeist zwischen Tür und Angel mit dem Problemüberbringer und  Problemempfänger behandelt.

Es gibt sehr viele gute und klassische Beschreibungen für den Problemlösungsprozess. Entweder weisen die eine gewisse Komplexität auf, können nicht memorisiert werden, sind nicht stufengerecht in der Anwendung oder werden schlicht weg ignoriert bzw. nicht angewendet. Eine weitere Fehlerquelle ist die falsche Involvierung bzw. Integrierung des Problemüberbringers. D.h. die Führungskraft mischt sich in die Beurteilung der Ursache des Problems zu stark und zu früh ein und gibt die Möglichkeit auf, seinem Mitarbeiter in der Identifizierung und Erarbeitung von möglichen Lösungsvorschlägen des Problems zu schulen bzw. zu involvieren.

Sicherlich kommt Ihnen der Spruch: "Chef, ich habe ein Problem!!" bekannt vor und schon beginnt der unproduktive Problemlösungsprozess, da der Mitarbeiter vom Chef erwartet, dass er nun das Problem für ihn löst.

Gehen Sie folgendermassen vor und halten Sie sich an das oben beschriebene  Schema, welches einfach, verständlich, nachvollziehbar und über alle  Führungsstufen angewendet werden kann.        

Leiten Sie den Mitarbeiter an, dass er das Problem  einfach, klar und verständlich beschreiben kann. Kann der Mitarbeiter das  Problem nicht einfach und verständlich beschreiben, weisen sie den Mitarbeiter  an, dies zu tun.

Leiten Sie die Mitarbeiter an, die Ursache wie oben  bereits beschrieben einfach, klar und verständlich zu beschreiben. Ist die  Ursachenbeschreibung zu komplex oder unstrukturiert, weisen Sie den Mitarbeiter  an, seine Aussagen zur Ursachen neu zu strukturieren und erneut vorzutragen.

Die zu erarbeitenden Massnahmen sind ein zentrales Thema  und grundsätzlich dort, wo sich die Führungskräfte zu früh und zu stark  einmischen. Damit verbauen Sie den entscheidenden Lern- und Förderungseffekt des  Mitarbeiters. Leiten Sie die Mitarbeiter an, dass Sie mögliche Vorschläge bzw.  Massnahmen stufengerecht erarbeiten und je nach Komplexität entsprechend  aufbereiten. Je nach Problemstellung und Komplexität sind mehrere Massnahmen mit  allfälligen Vor- und Nachteilen aufzubereiten.

Jetzt muss entschieden werden. Hier ist nun die Führungskraft  oder der Projektleiter gefragt. Auf Basis der vorgeschlagenen Massnahmen kann  die Situation und die Massnahme(n) klassifiziert, beurteilt und es kann  entschieden bzw. die Aktivität(en) können festgehalten werden.

Ist man in einem Team bzw. Projektteam findet der  Entscheidungsfindungsprozess u.U. im Team statt. Eine weitere Möglichkeit besteht, das „A“  kann auch für Aufträge oder Anträge zu verwenden. D.h. nachdem das P, U und das M  vorgetragen wurde, stellt der Vortragende die Anträge an den Vorgesetzten oder  an den Projektleiter bzw. der Vorgesetzte formuliert seine Aufträge anhand der vorgeschlagenen Massnahmen.

Um neue „Werkzeuge“ bzw. Hilfsmittel in einem Team oder Projekt  einzuführen, benötigt je nach Konstellation oder Veränderungsresistenz mehr oder  weniger Aufwand. Führen Sie anhand von Beispielen oder Anwendungsfälle das  PUMA-Schema ein. Lassen Sie nicht locker, wenn sich jemand nicht daran hält, zu  wenig Zeit und Qualität in die Beschreibung bzw. Formulierung investiert. Nur  durch ein konsequentes Einfordern erreichen Sie eine Veränderung. Sie werden sehen, dass nach mehrmaligem Anwenden des Schemas, Ihre Mitarbeiter ein Gefühl  dafür entwickeln und erkennen, dass der Problemlösungsfindungsprozess bedeutend  schneller abgewickelt werden kann.

Grundsätzlich aber nicht in jedem Fall, ist der  Problemlösungsfindungsprozess ein geschlossener Prozess. Jede gewählte Massnahme  bzw. definierte Aktivität kann zu einem neuen Problem führen und der Prozess  muss wieder durchlaufen werden. Wie Sie den Problemlösungsprozess anhand des PUMA-Schemas in  Ihren Alltag einbauen, ist Ihrer persönlichen Freiheit überlassen. Sie können es  in Sitzungsprotokolle mit Verknüpfung zu einer Pendenzenliste, in  Präsentationen, in mündlichen Problemlösungsprozess, etc.  einbauen.

Wordvorlage (MS Word 97-2003): PUMA-Vorlage I